VOLG UPSELL   LinkedInTwitterfacebook Google+

ZO VAL JE OP TUSSEN HONDERDEN SOLLICITANTEN

De postzakken en e-mails bleven binnenstromen bij het Museum voor Communicatie. Dit Haagse museum zette afgelopen april een vacature uit: Gevraagd: medewerker communicatie en evenementen op hbo-niveau, met minimaal twee jaar werkervaring. ‘Normaal gesproken', zegt Vera -Bartels, pr-coördinator, ‘krijgen we zo'n 100 tot 150 brieven. Dit keer waren het er 560. De crisis slaat hard toe in de culturele sector. We hebben heel veel tijd besteed aan het doorploegen van al die brieven en cv's - we hebben er avonden voor doorgewerkt om dat voor elkaar te krijgen. We verdeelden de stapel en trokken ongeveer zes minuten per sollicitant uit. Degenen die positief opvielen kregen een plusje en vervolgens lazen we alleen nog elkaars plusjes. Er bleven zes kandidaten over.'

Niet alleen in de culturele sector is het crisis. Werkgevers en werving- en selectiebureaus melden desgevraagd dat het aantal sollicitanten het afgelopen jaar explosief is gestegen. Het zijn er tientallen per vacature, een enkele keer zelfs honderden. Hoe algemener de vacature, des te meer reacties. Zo ook bij adviesbureau Leeuwendaal. ‘En mensen die reageren hebben opvallend vaak geen baan meer', zegt adviseur werving & selectie Linde Breunis die 400 sollicitaties ontving voor de baan van inspecteur voor een instelling in de zorg. Het persoonlijk record van Peter Jeurissen, consultant bij YER, zijn de ruim 900 brieven voor de vacature van commercieel manager.
Hoe ga je te werk als je voor elke sollicitant hooguit een paar minuten kunt uittrekken?

1. Het cv

Jeurissen leest tijdens de eerste schifting alleen de cv's (‘omgekeerd chronologisch en svp niet langer dan twee pagina's') en dat geldt ook voor de andere selecteurs die wij spraken. Jeurissen ziet het soms al na een paar seconden: ‘Deze kandidaat heeft een geschikte opleiding en ervaring of juist helemaal niet. 'Breunis screent ook razendsnel, doorgaans niet langer dan drie minuten, op de harde eisen van de werkgever. Steven Houben, selecteur en directeur bij werving- en selectiebureau Michael Page International constateert dat werkgevers nu een ruimere keuze hebben en beduidend meer eisen stellen dan een paar jaar terug: ‘Voorheen waren bijvoorbeeld de enige harde eisen dat de kandidaat een financiële opleiding en bepaalde werkervaring moest hebben. Nu moet hij ook uit een bepaalde sector komen.'

2. De sollicitatiebrief

In de tweede schifting, als het cv in orde is bevonden, is het tijd voor de brieven - bij voorkeur niet langer dan één pagina. Hier moeten de competenties in staan die voor de functie belangrijk zijn. Breunis waarschuwt: als iemand benadrukt dat hij twintig jaar beleidservaring heeft bij eenzelfde bedrijf, duidt dat niet op een ondernemersgeest. Bartels vindt de brief extra belangrijk bij een communicatiefunctie: ‘We kijken kritisch naar eventuele spelfouten, de tone of voice, en een persoonlijke, originele motivatie. Dooddoeners als "passie" en "spin in het web" worden storend als je ze in bijna elke brief tegenkomt.'

Houben meent dat de brief belangrijker wordt als de nieuwe medewerker een verandering moet doorvoeren op een afdeling: ‘Dan let ik extra op iemands motivatie, want zo iemand moet meer doen dan alleen op de winkel passen.' Breunis geeft soms twijfelgevallen uit de cv-selectie toch een kans: ‘Sommige kandidaten triggeren me met hun brief; ze weten hun net iets andere werkverleden zo te presenteren dat de persoon toch interessant wordt voor de functie. Zo iemand geef ik een "wildcard"; ik leg de werkgever uit dat de kandidaat niet aan alle eisen voldoet, maar wel potentie heeft.'

Ineke Hoekman, HR-directeur bij Microsoft, scant op relevante ervaring en ook patroon van de dienstverbanden: ‘Meerdere korte dienstverbanden kan duiden op weinig commitment en slechts één dienstverband langer dan tien jaar bij één werkgever komt weinig innovatief over. Tenzij de persoon is opgeklommen van junior tot directeur.'  Daarnaast let ze op ‘groeipotentieel': ‘Wij waarderen het als een sollicitant op een meer uitdagende functie solliciteert dan zijn huidige baan.'

Cv en sollicitatiebrief: do's en don'ts

Jeurissen vindt sollicitanten soms vaag en slordig. Ze laten bijvoorbeeld in het midden of een opleiding is voltooid en schrijven dat ze ‘tussen 2011 en 2012' bij een werkgever hebben gewerkt. En hij komt geregeld spelfouten tegen. Een enkele ziet hij door de vingers, bij extreem veel fouten wordt de sollicitatie kansloos.

Sollicitanten moeten ook oppassen met al te opvallende acties. Bartels ontving een sollicitatiebrief in een fles. ‘Dat is grappig, maar ook gekunsteld, waardoor je minder objectief naar een kandidaat kijkt.' Hoekman van Microsoft zou zo'n fles wel waarderen. ‘Onze sollicitanten mogen best een gedurfde actie ondernemen.' Bartels kreeg van meerdere sollicitanten een ingezonden powerpointpresentatie - over henzelf: ‘Niet handig voor een snelle en praktische afhandeling.' Er zijn ook kandidaten die vakantiekiekjes bevestigen aan het cv. Vreemd, vinden allen.

Houben ontvangt dikwijls extra A4'tjes waarop kandidaten informatie geven over projecten die ze hebben geleid. ‘Dat is iets voor een latere fase.' Alle selecteurs verbazen zich over de handgeschreven brieven die ze nog altijd ontvangen. ‘Een afknapper', zegt Houben. ‘We willen een kandidaat van deze tijd.'

Maar hoe kun je dan wel positief opvallen tussen honderden sollicitanten? Is vooraf bellen verstandig? Ja, mits de vragen goed zijn, zeggen de selecteurs. Een vraag stellen terwijl het antwoord op de website staat, is een faux pas. Houben krijgt soms op één dag meerdere telefoontjes van dezelfde kandidaat: ‘Zo iemand komt te drammerig over.' Bartels vindt het overdreven als kandidaten tijdens de sollicitatieperiode bijna elke dag twitteren over hun sollicitatie. Hoekman vindt dat geen bezwaar. ‘Het hoort bij deze tijd.' Breunis: ‘Sommigen schrijven: "Als ik u was, zou ik mij uitnodigen." Dat vind ik intimiderend.'

3. Het sollicitatiegesprek

Bij Houben geven, als kandidaten even geschikt zijn qua opleiding en ervaring de ‘soft skills' tijdens het gesprek de doorslag. ‘Ik let vooral op de manier van communiceren. Kan de sollicitant zich aanpassen aan zijn gesprekspartner? Weet hij te overtuigen? Laatst vroeg ik aan een kandidaat voor een zware inkoopfunctie: "Kun je overtuigen?" Hij antwoordde: "Ja, dat zou ik wel een beetje kunnen". Dat is natuurlijk een verloren race.'

Breunis noemt de resultaten van het assessment, de uitkomst van het gesprek en de klik cruciaal. Hoekman vindt die klik ook een basisvoorwaarde, maar meestal klikt het met meerdere kandidaten. ‘De samenstelling van het team en iemands toegevoegde waarde zijn voor mij dan doorslaggevend.'

De zes kandidaten die overbleven bij het Museum voor Communicatie waren sollicitanten ‘zonder fratsen', oftewel: opvallende acties. Ze voldeden aan het profiel en schreven een enthousiaste brief waaruit bleek dat ze zich hadden verdiept in het museum. Twee kandidaten kregen een tweede gesprek en een proefopdracht, een conceptprogramma maken voor de Museumnacht. Waarom won galeriemanager Davina Marcar (zie kader hieronder) het van haar concurrenten? Bartels: ‘Het klikte met haar. Ze is enthousiast en professioneel. Ze heeft ervaring in zowel communicatie als evenementen. Haar vorige baan was geen museumfunctie, maar ze neemt een interessant netwerk uit de kunstwereld mee. En ze maakte een goede proefopdracht. We hebben haar ideeën al kunnen gebruiken nog voor haar eerste echte werkdag was begonnen.'